Titre du poste : Responsable de bureau (Temps partiel)

Type de poste : Permanent, Temps partiel entre 5 et 10 heures par semaine selon la période (la
période d’achalandage se situe de décembre à mai)

Lieu : Télétravail et rencontres virtuelles planifiées ainsi qu’une rencontre en présentielle lors de
l’Assemblée Générale Annuelle (AGA).

Date d’entrée en fonction : Dès que possible

À propos de l’organisation :

La Fédération motocycliste du Québec (FMQ) est un organisme à but non lucratif qui regroupe
des associations de motocyclistes à travers la province. Sa mission est de promouvoir la pratique
sécuritaire de la moto au Québec.

Reconnue comme un acteur clé du milieu, la FMQ travaille en collaboration avec les autorités
gouvernementales et les partenaires de l’industrie.

Sommaire du poste :

Sous l’autorité du conseil d’administration (CA) de la FMQ, la personne Responsable de bureau
assure un soutien administratif, organisationnel et communicationnel au sein de la FMQ.
Travaillant principalement à distance, elle est responsable de la coordination des activités liées à
la gouvernance, la gestion des adhésions et de la relation avec les associations fédérées et assure
un soutien direct au président pour les tâches administratives et de coordination.

Principales responsabilités :

1. Gestion des adhésions et des relations avec les associations fédérées

• Gestion des adhésions :

• o Gérer le processus complet d’adhésion et de renouvellement des membres
  (associations et adhérents individuels).
• o Maintenir à jour la base de données des membres et des associations fédérées
  (informations de contact, statut d’adhésion, etc.).
• o Assurer le suivi des paiements de cotisation et envoyer les rappels si nécessaire.
• o Générer les statistiques d’adhésion des membres.

• Relation avec les associations fédérées :

• o Servir de point de contact administratif privilégié pour les associations
  membres.
• o Répondre à leurs questions, les orienter vers les bonnes ressources.
• o Participer à la diffusion d’informations pertinentes aux associations fédérées.
• o Préparer les reconnaissances aux membres (épinglettes, certificats etc.)
• o Exporter la liste pour le soutien aux régions

2. Soutien au conseil d’administration et à la gouvernance:

• Préparation des réunions annuelles (assemblée générale, Table de Concertation des
Associations (TCA), etc.)

• o Envoyer les convocations aux membres du CA et aux comités.
• o Préparer les ordres du jour en collaboration avec la direction.
• o Préparer et coordonner les présentations.
• o Compiler et distribuer les documents nécessaires aux réunions (rapports,
  présentations, lectures préalables) dans les délais prescrits.
• o Effectuer les réservations de salles / d’hôtels, de repas et d’équipements si
  applicables.

• Préparation des réunions du conseil d’administration (environ 10 réunions/année)

• o Envoyer les convocations aux membres du CA et aux comités.
• o Préparer les ordres du jour en collaboration avec la direction.
• o Compiler et distribuer les documents nécessaires aux réunions (rapports,
  présentations, lectures préalables) dans les délais prescrits.

• Production des procès-verbaux :

• o Assister aux réunions du CA et des comités (virtuellement) pour prendre des
  notes précises.
• o Rédiger les procès-verbaux des réunions et assurer leur diffusion pour
  approbation.
• o Assurer le suivi des décisions et des actions à entreprendre issues des réunions.
• o Rédiger et effectuer le suivi des résolutions.

• Relation et communication avec les membres du Conseil :

• o Servir de point de contact administratif pour les membres du CA et l’équipe FMQ.
• o Gérer la correspondance et les communications spécifiques destinées au CA.
• o Maintenir à jour la liste des membres du CA et de l’équipe FMQ ainsi que leurs
  coordonnées.
• o Organiser et maintenir le classement des documents officiels et de gouvernance
  de la Fédération.

3. Administration et communication générale :

• • Assurer la mise à jour annuelle et ponctuelle des informations de l’organisme au Registre
  des entreprises du Québec (REQ).
• • Gérer les renouvellements et les mises à jour des dossiers auprès des instances gouvernementales ou des partenaires.
• • Effectuer des tâches de base liées à la facturation ou aux comptes de dépenses simples, en lien avec la direction.
• • Gérer la poste, la boîte courriel générale de la FMQ et les appels téléphoniques entrants, en assurant le tri, la réponse aux demandes courantes ou la redirection aux personnes concernées.
• • Effectuer les dépôts mobiles.
• • Maintenir et organiser le classement général des documents numériques en conformité avec les lois applicables.
• • Préparer des documents administratifs (lettres types, formulaires, etc.).
• • Apporter un soutien administratif direct au président pour la coordination de son agenda lié aux activités de la FMQ, la préparation de ses dossiers et de sa correspondance.

4. Projets ponctuels :

• • Soutenir ponctuellement l’organisation d’événements virtuels ou physiques (ex. envoi
  d’invitations).
• • Toute autre tâche connexe contribuant à la mission, compatible avec un horaire à temps
  partiel et le télétravail.

Exigences du poste :

• • Diplôme en bureautique, techniques administratives, gestion de bureau ou toute autre
  expérience pertinente.
• • Connaissance de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), notamment pour
  la production de documents professionnels.
• • Connaissance des applications Yapla et Agendrix (un atout).
• • Connaissance des outils de communication.
• • Aptitudes avérées en négociation et en gestion de contrats simples.
• • Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
• • Anglais fonctionnel (un atout).
• • Autonomie, sens de l’organisation, de la planification et de la gestion des priorités,
  essentiel pour un poste à temps partiel en télétravail avec des périodes de charge de
  travail variables.
• • Rigueur, souci du détail et grande discrétion concernant les informations confidentielles.
• • Proactivité, esprit d’initiative et capacité à anticiper les besoins.
• • Excellente communication interpersonnelle, diplomatie et excellent esprit d’équipe.
• • Intérêt marqué pour le milieu motocycliste. (un atout certain et valorisé).

Conditions de travail :

• • Horaire flexible, en fonction des besoins de l’organisation et des disponibilités de la
  personne.
• • Environnement de travail en télétravail, nécessitant une bonne autodiscipline et des
  outils informatiques adéquats (ordinateur, connexion Internet fiable).

Salaire :

• • Salaire compétitif selon l’expérience

Pour postuler :

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation expliquant
votre intérêt pour le poste et votre expérience pertinente [secretaire@fmq.ca].
Nous remercions toutes les personnes de leur intérêt, mais seules les personnes dont la
candidature sera retenue pour une entrevue seront contactées.